履歴書の形式: フォント、レイアウト、ファイル形式

CVには正反対のニーズを持つ二人の読み手がいます。単一の読み順のプレーンテキストを求めるパーサーと、考え抜かれた見た目を求める人間です。ほとんどの書式のアドバイスは一方のために他方を犠牲にします。以下の選択は両方に役立ちます。そしてそのすべてがアプリのデフォルトなので、意識せずに手に入ります。

1カラム、一つの読み順

最も重要な書式上の決定は1カラムにすることです。2カラムのCV(スキルと連絡先のサイドバー、職歴のメインカラム)は画面上では整理されて見えますが、テキストを抽出すると二つの列が行ごとに交互に混ざり、スキルが職務説明の途中に落ち、電話番号が期間の中に入り込みます。うまく処理するパーサーもありますが、多くはそうではなく、どちらに送ることになるかはわかりません。1カラムは人間にも機械にも同じ順序で上から下へ読めます。アプリの3つのレイアウトはすべて1カラムです。違うのは書体、間隔、ヘッダーの組み方であって、構造ではありません。

実テキスト、標準見出し、埋め込みフォント

テキストは文字の画像ではなく実テキストでなければなりません。デザインツールから平坦化したPDFとして書き出したものやスキャンしたページは、OCRにかけるまでパーサーには見えず、かけても不正確です。見出しにはパーサーが学習している言葉を使います。職歴(Experience、Work Experience、Professional Experience)、学歴(Education)、スキル(Skills)、要約(Summary)、語学(Languages)、資格(Certifications)。「これまでの足跡」は魅力的ですが機械には読めません。箇条書きは普通の点であって、アイコンやチェックマークではありません。そしてフォントはPDFに埋め込むべきです。そうすれば文書はどのコンピューターでも同一に表示され、テキストは字形参照ではなく入力した文字として抽出されます。フォントが埋め込まれていないPDFは、そのフォントのない機械で四角として表示されたり、文字化けとして抽出されたりすることがあります。アプリはフォントを埋め込み、選択可能な実テキストを生成し、すべてのレイアウトで標準見出しを使います。

内容に使ってはいけないもの

表、テキストボックス、ヘッダーとフッター、画像は、CVの内容が消える場所です。レイアウトに使った表は、意味をなさない順序でセルごとに読まれることがあります。ワープロのテキストボックスは浮動オブジェクトで、完全に飛ばすパーサーもあります。ヘッダーのテキストボックスに入れた連絡先が、電話番号のないCVが届く最も一般的な原因なのはこのためです。ヘッダーとフッターはページの装飾として扱われ、しばしば落とされます。スキルレベルのバー、星の評価、ロゴは画像です。機械には何も伝えず、人間にとっても「Excel 80%」のバーは情報ではありません。連絡先は本文の冒頭に、スキルは平易なリストに、読んでほしい言葉はすべて文書の本流に置いてください。

誤読されない日付

日付は見た目以上に重要です。パーサーはそれを期間に変換し、採用担当者は経験年数で検索するからです。全体で一つの形式を使ってください。「2021年3月 – 2023年1月」でも「03/2021 – 01/2023」でも年のみでも構いませんが、混在は禁物です。CVが国境を越えるなら、月は単語か略語で書く方が安全です。03/01/2021はロンドンとシカゴで別の日だからです。現職には終了日を空欄にせず「現在」と書きます。日付の間には「から」「まで」ではなく、ダッシュかハイフンを入れます。アプリは入力した値から、選んだ精度で、すべての期間を一貫して整形し、ATSチェックは各職歴項目にチェックリストが読める日付があることを確認します。

PDFかDOCXか、ファイル名は何にするか

フォントを埋め込んだテキストベースのPDFが最も安全なデフォルトです。現代のシステムは確実に読み、どこでも同じに見えます。企業や人材紹介会社がDOCXを求めた場合はDOCXを送ってください。紹介会社の中には、自社のブランドで整形し直してから転送するために求めるところもあります。画像のみのPDF、PNG、デザインツールへのリンクは絶対に送らないでください。採用担当者が一週間後にディスク上で見つけられるようにファイル名を付けます。「姓-名-CV.pdf」や「姓-名-Resume.pdf」であって「CV_final_v3(2).pdf」ではありません。送り先に合わせて用紙サイズを選びます。世界の大半はA4、米国とカナダはUS Letterで、アプリでは書き出し時に切り替えられます。LetterをA4に印刷すると下の余白が失われ、逆は左右が失われます。