Lebenslauf-Format: Schriften, Layout und Dateityp

Ein Lebenslauf hat zwei Leser mit gegensätzlichen Bedürfnissen: einen Parser, der reinen Text in einer Lesereihenfolge will, und einen Menschen, der möchte, dass er durchdacht aussieht. Die meisten Formatierungstipps dienen dem einen auf Kosten des anderen. Die folgenden Entscheidungen dienen beiden — und jede davon ist in der App Standard, Sie bekommen sie also, ohne darüber nachzudenken.

Eine Spalte, eine Lesereihenfolge

Die wichtigste Formatierungsentscheidung ist die einzelne Spalte. Zweispaltige Lebensläufe — eine Seitenleiste mit Kenntnissen und Kontaktdaten, eine Hauptspalte mit Berufserfahrung — wirken am Bildschirm aufgeräumt, aber beim Auslesen des Textes verzahnen sich die beiden Spalten Zeile für Zeile, sodass eine Fähigkeit mitten in einer Stellenbeschreibung landet und die Telefonnummer in einem Zeitraum. Manche Parser kommen damit gut zurecht; viele nicht, und Sie können nicht wissen, an welchen Sie senden. Eine einzelne Spalte liest sich von oben nach unten in derselben Reihenfolge für Mensch und Maschine. Die drei Layouts der App sind alle einspaltig; sie unterscheiden sich in Schrift, Abständen und der Gestaltung der Kopfzeile, nicht in der Struktur.

Echter Text, Standardüberschriften, eingebettete Schrift

Der Text muss echter Text sein, kein Bild von Text: Aus einem Designprogramm als flaches PDF exportiert oder als gescannte Seite ist er für einen Parser unsichtbar, bis er durch OCR läuft — und dann ungenau. Überschriften sollten die Wörter verwenden, auf die Parser trainiert sind: Berufserfahrung (oder Beruflicher Werdegang), Ausbildung, Kenntnisse, Profil, Sprachen, Zertifikate. "Wo ich schon war" ist charmant und für eine Maschine unlesbar. Aufzählungspunkte sollten schlichte Punkte sein, keine Symbole oder Häkchen. Und die Schrift sollte im PDF eingebettet sein, damit das Dokument auf jedem Rechner identisch dargestellt wird und der Text als die von Ihnen getippten Zeichen extrahiert wird statt als Glyphenverweise — ein PDF ohne eingebettete Schrift kann auf einem Rechner ohne diese Schrift als Kästchen erscheinen und als Zeichensalat extrahiert werden. Die App bettet die Schrift ein, erzeugt echten markierbaren Text und verwendet in jedem Layout Standardüberschriften.

Was Sie nicht für Inhalte verwenden sollten

Tabellen, Textfelder, Kopf- und Fußzeilen sowie Bilder sind die Orte, an denen Lebenslauf-Inhalte verschwinden. Eine für das Layout genutzte Tabelle wird womöglich Zelle für Zelle in einer sinnlosen Reihenfolge gelesen. Ein Textfeld in einer Textverarbeitung ist ein schwebendes Objekt, das manche Parser komplett überspringen — deshalb sind Kontaktdaten in einem Textfeld in der Kopfzeile die mit Abstand häufigste Ursache dafür, dass ein Lebenslauf ohne Telefonnummer ankommt. Kopf- und Fußzeilen gelten als Seitenbeiwerk und werden oft verworfen. Kompetenzbalken, Sternebewertungen und Logos sind Bilder: Sie tragen für die Maschine nichts, und für Menschen ist ein Balken mit "80 % Excel" keine Information. Setzen Sie Kontaktdaten oben in den Fließtext, Kenntnisse als schlichte Liste, und halten Sie jedes Wort, das gelesen werden soll, im Hauptfluss des Dokuments.

Daten, die sich nicht falsch lesen lassen

Daten sind wichtiger, als sie scheinen, weil ein Parser sie in eine Dauer umrechnet und ein Recruiter nach Berufsjahren sucht. Verwenden Sie durchgehend ein Format: "März 2021 – Jan. 2023" oder "03/2021 – 01/2023" oder nur Jahre, aber nie eine Mischung. Bevorzugen Sie den ausgeschriebenen oder abgekürzten Monat, wenn der Lebenslauf Ländergrenzen überschreitet, denn 03/01/2021 ist in London und Chicago ein anderer Tag. Schreiben Sie bei einer laufenden Stelle "heute" statt das Ende leer zu lassen. Setzen Sie zwischen die Daten einen echten Gedankenstrich oder Bindestrich statt "bis". Die App formatiert jeden Zeitraum einheitlich aus den von Ihnen eingegebenen Werten in der gewählten Genauigkeit, und der ATS-Check bestätigt, dass jeder Eintrag der Berufserfahrung ein Datum hat, das die Checkliste lesen kann.

PDF oder DOCX, und wie die Datei heißen sollte

Ein textbasiertes PDF mit eingebetteter Schrift ist der sicherste Standard: Moderne Systeme lesen es zuverlässig, und es sieht überall gleich aus. Senden Sie ein DOCX, wenn Arbeitgeber oder Agentur es verlangen — manche Personalvermittler tun das, weil sie Lebensläufe vor der Weiterleitung in ihrem eigenen Erscheinungsbild neu formatieren. Senden Sie niemals ein reines Bild-PDF, ein PNG oder einen Link zu einem Designprogramm. Benennen Sie die Datei so, dass der Recruiter sie eine Woche später auf seiner Festplatte wiederfindet: "Vorname-Nachname-Lebenslauf.pdf" oder "Vorname-Nachname-CV.pdf", nicht "CV_final_v3(2).pdf". Wählen Sie das Papierformat nach dem Zielland — A4 in den meisten Teilen der Welt, US Letter in den USA und Kanada —, was die App beim Export umschalten lässt; ein Letter-Dokument auf A4 gedruckt verliert den unteren Rand, und umgekehrt gehen die Seitenränder verloren.