Was ein Bewerbermanagementsystem wirklich tut

Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) ist eine Datenbank mit angeschlossener Karriereseite. Arbeitgeber nutzen es, weil eine einzige Stelle Hunderte Bewerbungen anziehen kann und jemand Ordnung halten muss. Das meiste, was über das "Austricksen des ATS" geschrieben wird, beschreibt eine Maschine, die Menschen auf den ersten Blick aussortiert. Die Wirklichkeit ist langweiliger — und genau diese langweilige Version zu verstehen ist das, was Ihnen tatsächlich hilft, gelesen zu werden.

Schritt eins: Die Datei wird in Text umgewandelt

Wenn Sie einen Lebenslauf hochladen, extrahiert das System zunächst reinen Text daraus. Ein PDF mit echtem, markierbarem Text liefert diesen Text sauber ab. Ein PDF, das eigentlich nur ein Bild einer Seite ist — aus einem Designprogramm als Grafik exportiert oder eingescannt —, muss durch eine Texterkennung (OCR) laufen; das ist langsamer und unzuverlässiger, und manche Systeme lassen es schlicht weg. Aus dem Text versucht der Parser dann Felder zu erkennen: Name, E-Mail und Telefon, dann Blöcke, die er als Berufserfahrung, Ausbildung und Kenntnisse einordnen kann. Dafür sucht er nach vertrauten Überschriften und vertrauten Mustern — eine Stellenbezeichnung, ein Firmenname, ein Zeitraum. Deshalb bereiten ungewöhnliche Überschriften ("Mein Weg") und zweispaltige Layouts, bei denen sich der Text der linken Spalte beim Auslesen mit der rechten verzahnt, die meisten Probleme. Der Parser ist nicht streng; er rät — und Sie sollten ihm das Raten leicht machen.

Schritt zwei: Die Felder landen in einer Datenbank

Die extrahierten Felder landen in einem Kandidatendatensatz: Name, Kontaktdaten, eine Liste von Positionen mit Daten, eine Liste von Qualifikationen und der Rohtext. Die meisten Systeme zeigen dem Recruiter sowohl den ausgelesenen Datensatz als auch die Originaldatei, sodass ein Auslesefehler meist eine Unannehmlichkeit ist und kein Ausschluss — aber eine echte Unannehmlichkeit. Wurden Ihre Daten nicht erkannt, tauchen Sie in einer Suche nach "mindestens drei Jahre Erfahrung" womöglich nicht auf; stand Ihre Telefonnummer in einem Textfeld, das der Parser übersprungen hat, muss der Recruiter die Datei öffnen, um sie zu finden. Viele Systeme bitten Sie während der Bewerbung außerdem, die ausgelesenen Felder zu bestätigen — dort sehen Sie oft selbst, was der Parser aus Ihrem Layout gemacht hat. Es lohnt sich, diese Seite aufmerksam zu lesen, statt sie wegzuklicken.

Schritt drei: Ein Mensch sucht

Bei diesem Schritt liegen die Mythen falsch. In den meisten Systemen gibt es keine automatische Punktzahl, die einen Lebenslauf in den Papierkorb schickt. Stattdessen führt ein Recruiter, der vor zweihundert Datensätzen sitzt, Suchen aus: eine Stellenbezeichnung, eine Fähigkeit, ein Werkzeug, ein Zertifikat, ein Ort, eine Spanne an Berufsjahren. Passende Datensätze erscheinen; unpassende werden nicht abgelehnt, sie werden nur noch nicht angesehen. Manche Systeme bieten eine "Match"-Prozentzahl gegenüber der Stellenbeschreibung, und manche Arbeitgeber nutzen K.-o.-Fragen im Bewerbungsformular ("Haben Sie eine Arbeitserlaubnis für dieses Land?"), aber eine numerische Schwelle, die Lebensläufe stillschweigend verwirft, ist weit seltener, als das Internet nahelegt. Die praktische Konsequenz ist so oder so dieselbe: Die Wörter, nach denen der Recruiter wahrscheinlich sucht, sollten vorhanden sein, in der üblichen Schreibweise, als echter Text.

Was ein ATS nicht tut

Es liest nicht auf Qualität. Es weiß nicht, dass "geleitet" stärker ist als "mitgeholfen". Es bestraft keinen zweiseitigen Lebenslauf und belohnt keinen einseitigen. Es erkennt keine Lücke im Werdegang und markiert sie — ein Mensch tut das vielleicht, wenn er die Daten liest. Es vergleicht Sie im Normalfall nicht mit anderen Kandidaten und schickt die besten zehn ohne menschliches Zutun an die Fachabteilung. Und Design ist ihm gleichgültig: Ein schön gesetzter und ein schlichter Lebenslauf enthalten für den Parser denselben Text. Dieser letzte Punkt gilt in beide Richtungen. Design hilft Ihnen bei der Maschine nicht, aber es muss Ihnen auch nicht schaden — solange es aus echtem Text in einer einzigen Lesereihenfolge besteht.

Wo die App ins Bild passt

CV Maker erzeugt die Dateiform, die ein Parser am zuverlässigsten verarbeitet: eine Spalte, Standardüberschriften, echter markierbarer Text mit im PDF eingebetteter Schrift und Daten in einheitlichem Format. Das ATS-Prüfpanel arbeitet eine Checkliste ab — Kontaktdaten vorhanden, Überschriften erkennbar, Daten lesbar, Länge, Dichte der Aufzählungspunkte, echter Text statt Bild — und vergleicht in Pro die Formulierungen Ihres Lebenslaufs mit einer eingefügten Stellenanzeige, wobei es zeigt, welche ihrer Begriffe vorkommen und welche nicht. Es ist ein heuristischer Helfer, der auf dem oben beschriebenen üblichen Verhalten aufbaut. Es kann nicht in das System eines bestimmten Arbeitgebers hineinsehen, und es ist kein Versprechen, dass irgendein System oder irgendein Recruiter das Ergebnis akzeptiert.